Non tutto va automatizzato. Il lavoro è decidere quale metà.

Trenta minuti online, senza nulla da preparare e nulla da firmare. Lei ci descrive dove si accumula il lavoro e noi le diciamo durante la chiamata se sembra un buon candidato per l'automazione e, a grandi linee, quanto impegno richiede. Un onesto "non vale la pena automatizzarlo" è un esito normale — se vuole partire da qui, ci dica quale processo la infastidisce di più e proseguiamo da lì.

Perché è lavoro vero, non una visita commerciale: interviste, mappatura del processo dall'inizio alla fine, verifica di ciò che i suoi sistemi consentono e, alla fine, un report scritto con un prezzo fisso. Regalarlo vorrebbe dire farlo male oppure gonfiare di nascosto la realizzazione per ripagarlo; per questo lo facciamo pagare e lo scaliamo per intero dall'implementazione — se procede, l'audit di fatto non le è costato nulla. Un audit richiede di solito da una a due settimane, e i tre passaggi sono descritti in come lavoriamo.

Sì — il report resta suo, anche se poi la realizzazione la affida a qualcun altro. È scritto per poter essere consegnato a qualsiasi fornitore: la mappa del processo, i candidati ordinati in base al ritorno dell'investimento, cosa richiede ciascuno ai suoi sistemi e gli ostacoli che abbiamo trovato. Preferiamo che abbia in mano un documento su cui può agire ovunque, piuttosto che una proposta utile solo se sceglie noi.

Allora è questo che dice il report, e succede spesso. Un prodotto che fa già il lavoro — un modulo del gestionale che sta pagando e non ha mai attivato, un plugin di PrestaShop, un'app di Odoo — batte una realizzazione su misura che qualcuno dovrà mantenere per i prossimi dieci anni. A volte la risposta non è affatto un software: basta cambiare l'ordine in cui due persone svolgono il lavoro e il problema smette di esistere. Dirlo ci costa una realizzazione, ed è l'unica cosa che dà valore al consiglio.

In base al ritorno dell'investimento, non a quanto forte ci si lamenta del processo. Ordiniamo i candidati confrontando quanto le costano oggi con quanto richiedono per essere realizzati e mantenuti, poi li mettiamo in sequenza: uno per primo, uno dopo, e gli altri lasciati volutamente fermi per un anno, così non si ritrova a gestire un progetto che coinvolge tutta l'azienda. In pratica la prima realizzazione riguarda spesso le fatture dei fornitori o i solleciti sui preventivi, perché sono entrambi frequenti, basati su regole e facili da far girare in parallelo al processo manuale finché non se ne fida.

Quando il processo cambia forma ogni volta che si svolge, quando si svolge due volte l'anno, o quando il vero problema è il processo e non gli strumenti. Questi tre casi li dichiariamo fin dall'inizio, insieme all'unico sistema con cui non ci integriamo — dove ci fermiamo — così nessuno di questi arriva come una sorpresa. Un audit che arriva a una di queste conclusioni ha comunque fatto il suo lavoro: un processo senza nulla di stabile non si può ancora automatizzare, si può solo automatizzare male.