Soluzione · Operatività
Documenti che si scrivono da soli, a lavoro finito.
Ogni consegna o lavoro concluso porta con sé delle carte: un DDT quando la merce esce, un verbale di collaudo e una dichiarazione di conformità quando l'installatore finisce, un rapportino d'intervento dopo un'uscita, un fascicolo di consegna alla fine. Oggi ognuno viene rifatto a mano partendo da un modello. Noi lo generiamo dalla scheda della commessa o della consegna nel momento in cui è pronta, lo facciamo firmare, lo inviamo e lo archiviamo dove si può ritrovare.
Gratuita, 30 minuti, senza impegno.
Cosa viene automatizzato
- Generazione del documento appena una commessa viene segnata come completata nel suo CRM o gestionale delle commesse
- Compilazione di cliente, cantiere, matricole, numerazione, date, firme e grafica aziendale
- Invio per la firma elettronica quando serve, poi consegna al cliente
- Archiviazione del PDF finale con un riferimento alla scheda della commessa
Il problema
Un modello Word, un export in PDF, un'email e una cartella chiamata 'Documenti'.
Il tecnico finisce in cantiere, l'ufficio segna la commessa come chiusa, e poi qualcuno apre il documento del mese scorso, cambia nomi e date, spera che la numerazione sia giusta, lo esporta e lo invia. Funziona finché un cliente non chiede una copia, o un auditor non chiede quale versione sia stata effettivamente firmata.
Oggi
- 1Un lavoro viene concluso in cantiere e segnato come completato nel CRM o nel gestionale delle commesse
- 2Qualcuno apre un modello Word, o l'ultimo documento che sembrava simile, e ribatte i dati
- 3Numerazione, date e spazio per la firma vengono compilati a mano e controllati a occhio
- 4Il documento viene esportato in PDF, allegato a un'email e inviato al cliente
- 5Il file viene salvato da qualche parte con un nome che quel giorno aveva senso; la copia firmata torna più tardi, oppure no
Con Reviamo
- 1Il documento viene generato dalla scheda della commessa nel momento in cui la commessa viene segnata come completata: sempre lo stesso modello, sempre nella versione aggiornata
- 2Cliente, cantiere, numeri di matricola, numero progressivo, date e grafica aziendale vengono compilati dai dati; tutto ciò che il modello richiede e la scheda non contiene viene segnalato a una persona prima che esca qualsiasi cosa
- 3Viene inviato per la firma elettronica quando serve, consegnato al cliente e archiviato con un collegamento alla commessa, con traccia di quando è partito e a chi
Il documento non cambia. Cambia il fatto che nessuno deve più comporlo, rincorrerlo o cercarlo dopo.
Come funziona
Generazione, firma, consegna, archivio. E una sola segnalazione che risolve una persona.
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1
Attivazione
Monitoriamo il sistema in cui si chiude una commessa: il CRM, il software per le commesse o per l'assistenza tecnica, una colonna di stato in un foglio di calcolo. Il passaggio di stato a completato è il segnale di avvio; nessuno deve ricordarsi di far partire nulla.
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2
Composizione
I suoi modelli esistenti vengono trasformati, una volta per tutte, in veri modelli di documento con i campi indicati. Ogni documento (DDT, verbale di collaudo, dichiarazione di conformità, rapportino, fascicolo di consegna) viene compilato dalla scheda della commessa, dall'anagrafica del cliente e dai componenti o dalle matricole collegati alla commessa.
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3
Controllo
Prima di produrre qualsiasi cosa, vengono controllati i campi obbligatori. Un numero di matricola mancante, un cliente senza indirizzo di consegna, un certificato il cui numero di riferimento si ripeterebbe: ciascuno blocca il documento e va a una persona con il motivo spiegato chiaramente.
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4
Firma e invio
I documenti che richiedono una firma vanno su DocuSign o Yousign, al cliente, al tecnico o a entrambi. Tutto il resto viene inviato direttamente al cliente via email, con un testo di accompagnamento scritto una volta e riutilizzato.
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5
Archivio e collegamento
Il PDF finale, firmato dove è stato firmato, viene salvato su SharePoint, Google Drive o Dropbox con un nome coerente, e la scheda della commessa riceve un collegamento al file. La prossima persona che apre la commessa vede il documento; nessuno deve cercarlo.
Esecuzione esemplificativa. Il verbale parte nel momento in cui la commessa viene chiusa; la riga segnalata è un documento il cui modello richiede un campo che la scheda della commessa non ha potuto compilare, e attende una persona.
Si collega a
Da dove arrivano i dati delle commesse, e dove vanno i documenti
- CRM & gestione commesse
- HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Odoo, oppure il foglio di calcolo in cui oggi si seguono le commesse
- Firma elettronica
- DocuSign, Yousign
- File & documenti
- SharePoint, Google Drive, Dropbox, i suoi modelli Word ed Excel esistenti
- Posta & messaggistica
- Microsoft 365, Google Workspace, WhatsApp Business per la consegna al cliente
Non è nell'elenco? Se esporta CSV o ha un'API, quasi certamente va bene. L'unica eccezione è SAP: non ci integriamo, e lo diciamo fin dall'inizio.
Per chi è
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Installatori e aziende di manutenzione
Ogni intervento si chiude con un rapportino, un collaudo o un certificato, e l'ufficio è il collo di bottiglia tra il tecnico che finisce e il cliente che lo riceve.
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Produttori che spediscono su commessa
Un DDT e una dichiarazione di conformità per ogni consegna, con numerazione progressiva e con le matricole sul documento uguali a quelle nella cassa.
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Studi di ingegneria e studi tecnici
Fascicoli di consegna composti da disegni, rapporti di prova e dichiarazioni che esistono già come file: raccolti e rilegati invece che rifatti.
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Chiunque si sia sentito chiedere 'quale versione abbiamo mandato?'
Un modello, una numerazione, un archivio. La risposta diventa un collegamento nella scheda della commessa invece di una ricerca tra le caselle di posta.
Domande
Le domande che ci fanno sull'automazione dei documenti.
Dobbiamo ridisegnare i nostri documenti?
No. Prendiamo i modelli Word o Excel che usa già, indichiamo i campi che cambiano da una commessa all'altra e manteniamo impaginazione, testi e grafica così come sono. Se negli anni un modello si è moltiplicato in più versioni, prima dell'avvio ne concordiamo una con lei: di solito è l'unica decisione grafica da prendere.
Cosa succede quando nella scheda della commessa manca qualcosa che serve al documento?
Il documento non viene prodotto. Una dichiarazione di conformità senza numero di matricola, un DDT senza indirizzo di consegna, un collaudo senza tecnico assegnato: ciascuno si ferma e va a una persona con l'indicazione del campo mancante. Una volta completata la scheda, il documento viene generato dallo stesso evento di avvio. Nessun documento arriva a un cliente compilato a metà.
Quali documenti può generare?
Le fatture sono un processo a parte, perché passano dallo SdI. Il lato fatture della stessa idea, cioè le fatture dei fornitori lette e abbinate automaticamente, ha una pagina dedicata. Questa pagina riguarda i documenti che produce lei: DDT, verbale di collaudo, dichiarazione di conformità, rapportino d'intervento e fascicoli di consegna.
Come funziona la firma?
Quando serve una firma, il documento viene inviato tramite DocuSign o Yousign alle persone che devono firmarlo: il cliente, il tecnico o entrambi, nell'ordine che stabilisce lei. La copia firmata torna in automatico e sostituisce in archivio la bozza non firmata. I documenti che non richiedono una firma saltano del tutto questo passaggio.
Dove finiscono i documenti, e possiamo ancora trovarli a mano?
Nel suo spazio di archiviazione (SharePoint, Google Drive o Dropbox), con uno schema di nomi scelto da lei, in cartelle che può sfogliare come fa oggi. In più, la scheda della commessa nel suo CRM o gestionale delle commesse riceve un collegamento al file, quindi di solito si apre la commessa e si clicca, invece di cercare.
Quanto tempo serve per avviarla?
Si parte da una consulenza gratuita, poi un audit dei processi a pagamento che si conclude con un prezzo fisso. Un primo modello di documento è di solito operativo entro poche settimane dall'audit e lavora in parallelo al processo manuale finché non se ne fida: i passaggi sono descritti in come lavoriamo.
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I documenti che invia, e quelli che deve ritrovare.
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