Competenza · Automazione
I sistemi li ha già. Solo che non si parlano.
Alla maggior parte delle aziende che incontriamo non manca il software. Mancano i collegamenti tra i programmi acquistati negli ultimi quindici anni, e così una persona sposta i dati a mano: dall'e-commerce al gestionale, dalla casella e-mail al CRM, da tre esportazioni a un unico foglio di calcolo. Noi costruiamo quei collegamenti. Nessuno deve imparare un nuovo sistema, perché non ne sostituiamo nessuno.
Gratuita, 30 minuti, senza impegno.
Cosa viene collegato
- Sincronizzazione tra sistemi: CRM, ERP, contabilità e casella e-mail
- E-commerce e gestionale con le stesse giacenze e gli stessi prezzi
- Moduli web e Facebook Lead Ads che arrivano nel CRM, non in una casella e-mail
- Avvisi e report che arrivano senza che nessuno debba chiederli
Il problema
Nessuno vuole un altro sistema. Vogliono che quelli che hanno vadano d'accordo.
La proposta abituale è la sostituzione: un'unica piattaforma, dieci strumenti dismessi, una migrazione e una settimana di formazione alla fine. È difficile da proporre in un'azienda dove il gestionale contiene quindici anni di storia e chi lo usa ci lavora velocemente. Ed è anche, di solito, la diagnosi sbagliata. I sistemi vanno bene. Quello che manca sono i collegamenti tra loro, e in questo momento quel lavoro lo sta facendo una persona, a mano.
Oggi
- 1Lo stesso cliente, ordine o articolo viene digitato in due sistemi, perché nessuno dei due vede l'altro
- 2Accanto al CRM si tiene un foglio di calcolo, e una volta a settimana qualcuno li rimette d'accordo
- 3I contatti dal sito e da Facebook Lead Ads finiscono in una casella e-mail e vengono ricopiati quando qualcuno ha un momento
- 4L'e-commerce e il gestionale non concordano sulle giacenze, e lo scopre da un cliente
- 5I report esistono, ma solo dopo che il venerdì qualcuno ha unito a mano tre esportazioni
Con Reviamo
- 1I sistemi che ha già si scambiano i dati tra loro — CRM, gestionale, contabilità, e-commerce, casella e-mail — e nessuno deve accedere a una nuova piattaforma perché succeda
- 2I dati che non coincidono vengono segnalati con il motivo invece di essere sovrascritti in silenzio, e una persona decide quale versione è giusta
- 3Numeri e avvisi arrivano da soli, dentro gli strumenti che il suo team ha già aperti
Sostituire un sistema che funziona è un progetto con una settimana di formazione alla fine. Collegarlo è un lavoro da idraulico. Ed è quasi sempre la seconda cosa quella di cui il problema aveva davvero bisogno.
Come funziona
Collegati dove il lavoro avviene già, non su una piattaforma che qualcuno deve imparare.
-
1
Mappatura
Seguiamo un processo dall'inizio alla fine con le persone che lo gestiscono davvero, e mettiamo per iscritto quali sistemi tocca, da quali file dipende e dove oggi è una persona a fare da integrazione. Quest'ultimo punto, di solito, è già tutta la risposta.
-
2
Collegamento
Ogni sistema viene raggiunto dalla strada che offre davvero: un'API dove c'è, un'esportazione o un'importazione di file programmata dove non c'è, un database, una casella e-mail. Quasi tutto questo è semplice integrazione con regole leggibili, non intelligenza artificiale: dati che esistono già vengono spostati e controllati tra sistemi che li contengono già.
-
3
Regole
Due sistemi che contengono lo stesso cliente prima o poi non saranno d'accordo. Prima di sincronizzare qualsiasi cosa stabiliamo quale prevale, campo per campo: il gestionale decide il prezzo, il CRM il contatto, l'e-commerce niente che non abbia creato lui. Sincronizzare senza questo accordo è il modo in cui i dati buoni vengono sovrascritti da quelli sbagliati, a tutta velocità.
-
4
Decisione
Tutto ciò che non supera un controllo si ferma invece di tirare a indovinare. Finisce in una coda di verifica con il motivo spiegato — questo articolo esiste in un sistema e non nell'altro, queste due giacenze sono diverse, questo contatto non ha un indirizzo e-mail — e una persona lo risolve in uno strumento che usa già.
-
5
Monitoraggio
Una volta che i dati si muovono da soli, report e avvisi arrivano quasi gratis. Una giacenza sotto la soglia, una sincronizzazione fallita durante la notte, il margine della settimana: inviati su Teams, Slack o in una casella e-mail a orari stabiliti, così nessuno deve ricordarsi di andare a controllare.
Esecuzione di esempio. Ogni riga è un passaggio che l'automazione esegue davvero; quella segnalata è la prima cosa che vede una persona.
Si collega a
I sistemi che di solito ci chiedono di collegare
| Sistema | Cosa contiene di solito | Come lo colleghiamo |
|---|---|---|
| TeamSystem, Zucchetti, Danea EasyFatt | Gestionale con ordini, magazzino e contabilità | API o importazione di file |
| Fatture in Cloud, Aruba | Fatturazione elettronica e canale SdI | API |
| Odoo | ERP che riunisce diverse delle voci precedenti | API |
| HubSpot, Pipedrive | Clienti, trattative e i follow-up che ne dipendono | API |
| PrestaShop, WooCommerce, Shopify | Giacenze, prezzi e ordini online dell'e-commerce | API |
| Facebook Lead Ads, Google Forms | Contatti che oggi arrivano in una casella e-mail | API o webhook |
| Microsoft 365, Google Workspace | E-mail, calendario, Excel e Google Sheets | API |
| PostgreSQL, MySQL, MS SQL | Il database sotto un vecchio sistema interno | Connessione diretta o esportazione |
Non è nell'elenco? Un sistema con un'API, un database, un'esportazione di file o anche solo una casella e-mail si può quasi sempre collegare: è lo stesso criterio onesto che pubblichiamo in cosa possiamo e non possiamo collegare. L'unica eccezione è SAP: non realizziamo integrazioni con SAP, e lo saprà alla prima chiamata, non al terzo mese.
Per chi è
-
Aziende con un gestionale che non intendono sostituire
Anni di storia in TeamSystem o Zucchetti e un team davvero veloce a usarlo. La risposta non è una migrazione. È un collegamento.
-
Chi vende in due posti contemporaneamente
Un e-commerce e un banco, oppure un e-commerce e un listino B2B. La giacenza deve essere la stessa in entrambi, altrimenti un cliente se ne accorge prima di lei.
-
Team che mandano avanti l'azienda con un foglio di calcolo
Il foglio di calcolo di solito è corretto e di solito non è documentato. Non va eliminato: deve solo smettere di essere riempito e ricopiato a mano.
-
Marketing che genera contatti più in fretta di quanto le vendite riescano a copiarli
Moduli del sito, Facebook Lead Ads e risposte a Google Forms fermi in una casella e-mail, in attesa che qualcuno li sposti nel CRM.
Soluzioni in quest'area
I processi specifici che comprende, ciascuno messo a confronto prima e dopo.
Vendite
Ordini B2B da e-mail e PDF
Il collegamento che ci chiedono per primo: ordini che arrivano via e-mail o PDF, inseriti nel suo gestionale senza che nessuno li ribatta.
Scopra di piùFinanza
Fatture che si controllano da sole
La stessa idea applicata al ciclo passivo: XML FatturaPA e PDF dei fornitori letti, abbinati all'ordine e registrati.
Scopra di piùOperatività
Documenti che si scrivono da soli
I documenti di fine lavoro — DDT, collaudo, certificati — prodotti a partire dai dati che i suoi sistemi hanno già.
Scopra di piùDomande
Le domande che ci fanno prima di collegare qualsiasi cosa.
Dobbiamo sostituire i sistemi che usiamo già?
No — collegare ciò che ha già è il risultato normale, non un compromesso. Il suo gestionale, il suo CRM e il suo e-commerce restano esattamente dove sono, e noi costruiamo il traffico tra loro. Sostituire significa una migrazione, una settimana di formazione e un anno di persone convinte che il vecchio fosse migliore, e raramente era quello il vero problema.
Il nostro team dovrà imparare un nuovo sistema?
No — non cambia nulla negli strumenti che il suo team apre la mattina. L'automazione lavora dietro di essi: il gestionale, la casella e-mail, Excel, Teams. Nella maggior parte dei casi l'unica cosa che le persone notano è che qualcosa che prima dovevano digitare è già lì. Dove una persona deve ancora prendere una decisione, la mettiamo in una schermata che usa già, non dietro un nuovo accesso.
Il nostro gestionale non ha un'API. Si può collegare lo stesso?
Sì — se un sistema ha un'API, un database, un'esportazione di file o anche solo una casella e-mail, si può quasi sempre collegare. L'API è la strada più pulita, ma un'esportazione CSV notturna, una lettura diretta dal database o un file depositato in una cartella reggono gran parte del lavoro che facciamo. Dove l'unico output è carta o un PDF, il documento va letto prima di poter essere spostato, e quello è un lavoro a sé.
Cosa succede quando due sistemi non concordano?
Non viene sovrascritto nulla — il conflitto viene segnalato e decide una persona. Prima di attivare qualsiasi sincronizzazione stabiliamo quale sistema fa fede per ogni campo, così i casi ordinari si risolvono da soli. Resta il disaccordo vero: due giacenze, due indirizzi, due prezzi. Questi si fermano e aspettano con il motivo allegato, perché una sincronizzazione che sceglie in silenzio chi ha ragione è peggio del foglio di calcolo che ha sostituito.
Da dove partono di solito le aziende?
Da un processo che si ripete ogni giorno e che irrita qualcuno. Di solito sono gli ordini che arrivano per e-mail o le fatture dei fornitori ribattute a mano: entrambi girano ogni giorno, entrambi hanno un responsabile evidente ed entrambi sono facili da verificare. Un reparto già operativo vale più di un piano per tutta l'azienda che parte l'anno prossimo.
Come si parte, e quanto costa?
Si parte da una consulenza gratuita, e il primo passo a pagamento è un audit dei processi che si chiude con un prezzo fisso. Durante l'audit lavoriamo accanto alle persone che svolgono il lavoro, mappiamo il processo dall'inizio alla fine e verifichiamo cosa ci permettono davvero di fare i suoi sistemi; il report scritto resta suo in ogni caso, e se decide di procedere il costo dell'audit viene scalato per intero dalla realizzazione. I tre passaggi sono descritti in come lavoriamo.
Soluzioni correlate
Cosa viene prima di questo, e cosa viene dopo.
Competenza
Software costruito per il modo in cui lavora già
Collegare ciò che esiste copre la maggior parte dei casi. Quando nessuno dei sistemi che ha fa quel lavoro, la risposta onesta è costruire quello che manca.
Scopra di piùCompetenza
Decidere cosa automatizzare, e cosa lasciare com'è
Prima di tutto questo: quali processi sono abbastanza stabili da valere un collegamento, quali no, e in che ordine affrontarli.
Scopra di piùTutte le soluzioni
Tutto ciò che automatizziamo
Sei dei processi che ci vengono chiesti più spesso, ciascuno messo a confronto prima e dopo.
Torna ai servizi
Consulenza gratuita
Ci dica quali due sistemi si rifiutano di andare d'accordo.
Un processo, i sistemi che tocca e più o meno quanto spesso viene eseguito. 30 minuti online bastano per capire se vale la pena collegarli. Non serve alcuna preparazione.