Soluzione · Vendite
Il preventivo che ha mandato a marzo vale ancora dei soldi.
I preventivi partono e poi tutto tace. Le fatture scadute restano lì perché sollecitare non piace a nessuno, e chi dovrebbe farlo è la stessa persona che fa il lavoro vero. Noi diamo a ogni documento un calendario di solleciti nel momento in cui viene emesso, scriviamo il sollecito con i numeri reali e ci fermiamo appena il cliente paga.
Gratuita, 30 minuti, senza impegno.
Cosa viene automatizzato
- Un calendario di solleciti per ogni preventivo e fattura, già al momento dell'emissione
- Ogni sollecito redatto con numero del documento, importo e ultima risposta
- Invio automatico, oppure in attesa della sua approvazione con un clic
- Risposta inoltrata a chi segue la trattativa e scheda aggiornata
Il problema
Sollecitare è compito di tutti, ed è così che diventa compito di nessuno.
Nessuna azienda decide di smettere di sollecitare. Semplicemente, la settimana ha la meglio. Il preventivo parte martedì, giovedì è una giornata piena e il lunedì dopo nessuno è sicuro che sia stato sollecitato: quindi non lo si fa, perché sollecitare due volte è peggio che non farlo affatto.
Oggi
- 1Un preventivo parte e il tempo inizia a scorrere, ma non è scritto da nessuna parte
- 2Poi tutto tace, e il silenzio sembra un no
- 3Il sollecito dipende dalla memoria di qualcuno, in una settimana buona
- 4Le fatture scadute restano non riscosse perché nessuno vuole essere quello che chiede
- 5Quando un sollecito parte, dice meno della fattura a cui si riferisce
Con Reviamo
- 1Ogni preventivo e fattura riceve un calendario di solleciti nel momento in cui viene emesso: nessun elenco da aggiornare, nessun promemoria in agenda da dimenticare
- 2I solleciti vengono scritti con il suo tono e il contesto giusto, poi inviati o messi in coda per la sua approvazione, per cliente e per importo
- 3Le risposte arrivano a chi segue la trattativa, la scheda si aggiorna da sola e un documento pagato o accettato esce subito dalla sequenza
È una rara automazione che non richiede di imparare nulla di nuovo. Nessuno deve aprire niente. L'unico cambiamento è che il sollecito avviene.
Come funziona
Programmati all'emissione, scritti con i fatti, fermati al pagamento.
-
1
Monitoraggio
Ci colleghiamo al punto in cui preventivi e fatture vengono effettivamente emessi: il suo CRM, il suo software di fatturazione, la casella da cui partono. Ogni nuovo documento viene acquisito appena creato, senza ribatterlo in un file di controllo.
-
2
Programmazione
Ogni tipo di documento ha la sua cadenza. Un preventivo si sollecita in modo diverso da una fattura che ha superato i termini di pagamento, e un primo sollecito ha un tono diverso da un terzo. Il ritmo lo imposta una volta; da lì in poi vale per tutto.
-
3
Redazione
Il sollecito viene scritto con i fatti già dentro: numero del documento, importo, cosa era stato concordato, la data di invio e l'ultima cosa detta dal cliente. Lo scopo è che il destinatario non debba andare a cercare ciò di cui gli si sta parlando.
-
4
Decisione
È lei a decidere dove passa il confine. I solleciti di routine possono partire da soli; tutto ciò che supera un importo da lei stabilito, o che riguarda un cliente da lei segnalato, attende in una coda di approvazione dove basta un clic per inviarlo. Nulla arriva a un cliente a suo nome senza il suo consenso.
-
5
Inoltro e stop
Una risposta va dritta a chi segue la trattativa, e la scheda si aggiorna da sola. Nel momento in cui un preventivo viene accettato o una fattura viene pagata, la sequenza si ferma: nessuna azienda ha mai migliorato un rapporto sollecitando qualcuno che aveva già pagato.
Esecuzione esemplificativa. Ogni riga è un passaggio che l'automazione esegue davvero; quella segnalata è il tipo di caso che si rifiuta deliberatamente di gestire da sola.
Si collega a
Dove si trovano già i suoi preventivi e le sue fatture
- CRM & vendite
- HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, TeamSystem CRM
- Fatturazione & e-fattura
- Fatture in Cloud, Aruba, Danea EasyFatt, TeamSystem, Zucchetti
- Posta & calendario
- Microsoft 365, Google Workspace
- Tutto il resto
- Un foglio di calcolo condiviso, un export dall'ERP o la casella da cui partono i preventivi
Non è nell'elenco? Se esporta XML o CSV, o ha un'API, quasi certamente va bene. L'unica eccezione è SAP: non ci integriamo, e lo diciamo fin dall'inizio.
Per chi è
-
Aziende che fanno più preventivi che fatture
Se una quota significativa dei suoi preventivi non riceve mai un sì o un no, la differenza tra i due non è lavoro perso. È lavoro non finito.
-
Chi ha fatture scadute da incassare
Soldi che ha già guadagnato, già dichiarato e su cui ha già versato l'IVA, fermi sul conto di qualcun altro perché chiedere mette a disagio.
-
Piccoli team commerciali senza un amministrativo dedicato
Due o tre persone che vendono e consegnano. Il sollecito è la prima cosa che sparisce dalla lista quando un progetto parte.
-
Studi e società di servizi che fatturano con termini di pagamento
Fatture ricorrenti agli stessi clienti, dove un solo cliente in ritardo detta in silenzio il ritmo anche agli altri.
Domande
Le domande che ci fanno sui solleciti automatici.
Manderà email ai miei clienti senza che io le veda?
Solo se decide lei che deve farlo. Ogni sequenza ha un'impostazione di approvazione: completamente automatica, automatica sotto un importo da lei scelto, oppure sempre in attesa di un clic. La maggior parte dei clienti parte tenendo tutto in approvazione per le prime settimane, legge cosa dicono davvero le bozze e poi lascia partire quelle di routine.
Cosa gli impedisce di sollecitare qualcuno che ha già pagato?
Lo stato del pagamento stesso. La sequenza legge dal suo sistema di fatturazione e non da un elenco separato, quindi una fattura segnata come pagata esce subito, e un preventivo accettato smette di essere un preventivo. È la cosa più importante che l'automazione fa, perché un sollecito sbagliato costa più fiducia di quanta ne facciano guadagnare dieci giusti.
Sembra scritto da un robot?
Suona come chi scrive oggi le sue email, perché è da lì che viene costruito. Prendiamo messaggi reali che ha inviato, concordiamo il tono, e le bozze riportano il numero del documento, l'importo e lo storico effettivi. Un sollecito che riepiloga i fatti è breve per natura: quelli che sembrano automatici sono quelli senza nulla di specifico.
E se un cliente contesta l'importo?
La sequenza si mette in pausa e subentra una persona. Tutto ciò che non è un semplice silenzio (una contestazione, un pagamento parziale, una richiesta di rinvio) va a una persona con lo scambio di messaggi allegato. L'automazione si occupa della parte davvero ripetitiva e si fa da parte per quella che non lo è.
Funziona con il nostro sistema di fatturazione elettronica?
Sì, e di solito il collegamento è lo stesso. Le fatture italiane esistono già come dati strutturati perché sono passate dal Sistema di Interscambio, quindi importo e termini sono esatti, non letti da un PDF. Se vuole gestire anche le fatture che riceve, è lo stesso flusso nella direzione opposta.
Quanto tempo serve per avviarla?
Si parte da una consulenza gratuita, poi un audit dei processi a pagamento che si conclude con un prezzo fisso. I solleciti sono tra le cose più rapide da mettere in funzione, perché di solito toccano due sistemi invece di cinque. La sequenza lavora in parallelo a ciò che oggi fa a mano finché non se ne fida: i passaggi sono descritti in come lavoriamo.
Soluzioni correlate
Cosa sta sollecitando, e da dove arriva.
Finanza
Fatture che si controllano da sole
L'altro lato della stessa contabilità. Le fatture dei fornitori vengono lette, abbinate all'ordine e registrate, così i numeri citati nei solleciti sono quelli che risultano davvero nei suoi conti.
Scopra di piùVendite
Ordini B2B da email e PDF
Prima di qualcosa da sollecitare, c'è un ordine. Quando gli ordini arrivano già digitati e confermati, molti meno finiscono per diventare un preventivo senza risposta.
Scopra di piùTutte le soluzioni
Tutto ciò che automatizziamo
Sei dei processi che ci vengono chiesti più spesso, ciascuno messo a confronto prima e dopo.
Torna ai servizi
Consulenza gratuita
Ci dica quanti preventivi restano senza risposta, e cosa fa oggi.
Quanti preventivi e fatture al mese, più o meno, e chi li sollecita oggi. Trenta minuti online bastano per capire se per lei vale la pena realizzarlo.