Soluzione · Finanza
Fatture che si controllano da sole, prima che qualcuno le legga.
Ogni azienda italiana riceve le fatture nazionali come XML FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio. I fornitori esteri, invece, mandano ancora PDF. Noi leggiamo entrambi i formati, abbiniamo ogni fattura a ciò che è stato davvero ordinato e registriamo quelle senza anomalie: così il suo contabile esamina le eccezioni invece di digitare ogni riga.
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Cosa viene automatizzato
- Raccolta in un unico posto degli XML dallo SdI e dei PDF dalla casella di posta
- Estrazione di fornitore, numero, data, importi e IVA
- Abbinamento di ogni fattura al suo ordine d'acquisto o contratto
- Registrazione nel gestionale e archiviazione dell'originale, collegato alla registrazione
Il problema
Due caselle, un foglio di calcolo e in mezzo una persona.
Dal 2019 le fatture B2B nazionali arrivano come XML tramite lo SdI e, da gennaio 2024, questo vale anche per i fornitori più piccoli. Così si è risolta la consegna. Per quello che succede dopo, invece, non è cambiato nulla: qualcuno le apre ancora una per una, le controlla e le inserisce a mano.
Oggi
- 1Gli XML arrivano tramite lo SdI o il portale del suo provider; i PDF dall'estero arrivano via email
- 2Ogni fattura viene aperta e letta da una persona
- 3Fornitore, numero, importo e IVA vengono digitati nel gestionale
- 4L'originale viene rinominato e archiviato a mano, da qualche parte
- 5Le differenze rispetto all'ordine emergono più tardi: al pagamento o durante un controllo
Con Reviamo
- 1Ogni fattura viene raccolta nel momento in cui arriva, da qualunque canale provenga
- 2I dati vengono estratti e confrontati con l'ordine d'acquisto: un totale che non torna, un numero d'ordine mancante o un duplicato vengono segnalati a una persona
- 3Le fatture senza anomalie vengono registrate nel gestionale e l'originale viene archiviato e collegato alla registrazione
Per tutto questo non serve un nuovo sistema contabile. Serve che quello che ha già venga alimentato da un software invece che a mano.
Come funziona
Lettura, abbinamento, registrazione. E una persona che decide.
-
1
Raccolta
Ci colleghiamo ovunque arrivino le fatture: lo SdI tramite il suo provider, una casella condivisa, una cartella. I nuovi documenti vengono acquisiti automaticamente, XML e PDF allo stesso modo.
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2
Lettura
L'XML FatturaPA è strutturato, quindi viene letto in modo esatto. PDF e scansioni passano per un'estrazione documentale che ricava fornitore, numero, data, righe, totali e IVA.
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3
Abbinamento
Ogni fattura viene confrontata con il suo ordine d'acquisto, il DDT o il contratto. Si verificano quantità, prezzi unitari e totali. Un fornitore mai visto prima è una segnalazione, non un'ipotesi.
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4
Decisione
Ciò che è in regola viene registrato. Ciò che non corrisponde finisce in una coda di verifica con il motivo spiegato chiaramente: una persona approva, corregge o rifiuta con il motivo già davanti agli occhi, invece di rileggere la fattura.
-
5
Registrazione e archivio
La registrazione approvata arriva nel suo gestionale. L'originale viene conservato con un riferimento alla registrazione, così la pista di controllo esiste senza che nessuno debba costruirla.
Esecuzione esemplificativa. Ogni riga è un passaggio che l'automazione esegue davvero; quella segnalata è la prima cosa che vede il suo contabile.
Si collega a
Da dove arrivano le fatture e dove finiscono
| Sistema | Ruolo nel flusso | Come ci colleghiamo |
|---|---|---|
| Sistema di Interscambio (SdI) | Dove arriva ogni fattura nazionale, come XML FatturaPA | Tramite il suo provider |
| Fatture in Cloud, Aruba | Provider di fatturazione elettronica che gestisce il canale SdI | API |
| TeamSystem, Zucchetti | Gestionale in cui viene registrata la fattura | API o importazione di file |
| Danea EasyFatt | Gestionale in cui viene registrata la fattura | Importazione di file (XML, CSV) |
| Odoo | ERP con ordini d'acquisto e contabilità | API |
| Microsoft 365, Google Workspace | Casella in cui i fornitori esteri inviano i PDF | API |
| SharePoint, Google Drive | Dove viene archiviato il documento originale | API |
Non è nell'elenco? Se esporta XML o CSV, o ha un'API, quasi certamente va bene. L'unica eccezione è SAP: non ci integriamo, e lo diciamo fin dall'inizio.
Per chi è
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Aziende con una casella delle fatture passive sempre piena
Decine o centinaia di fatture di fornitori al mese, quasi tutte di routine, e una sola persona a starci dietro.
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Distributori e grossisti
Molti fornitori, molti ordini e un costo reale quando fattura e consegna non coincidono.
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Chi acquista dall'estero
I fornitori esteri non passano dallo SdI. I loro PDF sono la parte che viene ancora ribattuta a mano.
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Commercialisti e studi
Un unico flusso per tutti i clienti di cui elabora le fatture, con una coda di verifica invece di una pila di carte.
Domande
Le domande che ci fanno sull'automazione delle fatture.
Dobbiamo cambiare il nostro software di contabilità?
No. Registriamo le fatture nel gestionale che usa già. Se ha un'API usiamo quella; se importa solo file, generiamo i file nel formato che si aspetta. Lo scopo è alimentare il sistema che ha, non sostituirlo.
Cosa succede quando una fattura non corrisponde all'ordine?
Si ferma. Nulla che non superi un controllo viene registrato in automatico. La fattura va in una coda di verifica con il motivo preciso (totale diverso, ordine non trovato, numero duplicato, fornitore sconosciuto) e decide una persona. L'automazione rende visibili le eccezioni, non le nasconde.
Quanto è precisa l'estrazione dai PDF?
L'XML FatturaPA è strutturato, quindi le fatture nazionali vengono lette in modo esatto. Per PDF e scansioni la precisione dipende dalla qualità del documento: per questo ogni fattura estratta viene abbinata a un ordine prima di essere registrata. Un totale o una quantità sbagliati li intercetta l'abbinamento, non la fortuna.
Riconosce la stessa fattura arrivata due volte, come XML tramite lo SdI e come PDF via email?
Sì. Lo stesso fornitore può inviare un XML tramite lo SdI e un PDF di cortesia via email, e il duplicato viene riconosciuto come un'unica fattura. È così che vengono gestiti anche gli ordini B2B che arrivano via email: il meccanismo è lo stesso.
Dove finiscono i documenti originali?
Vengono archiviati in uno spazio di sua proprietà (SharePoint, Google Drive o l'archivio documentale usato dal suo gestionale) con un riferimento alla registrazione. Se dagli stessi dati le servono anche certificati o verbali, veda come vengono generati quei documenti.
Quanto tempo serve per avviarla?
Si parte da una consulenza gratuita, poi un audit dei processi a pagamento che si conclude con un prezzo fisso. Un primo flusso per le fatture è di solito operativo entro poche settimane dall'audit e lavora in parallelo al processo manuale finché non se ne fida. I passaggi sono descritti in come lavoriamo.
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